Lista obecności w pracy a RODO

Lista obecności stosowana jest w wielu zakładach, jako potwierdzenie obecności pracownika w pracy. Papierowa forma listy dostępna jest dla wszystkich pracowników. Niektóre jej elementy mogą podlegać prawie o ochronie danych osobowych.

Lista obecności w pracy a RODO

Lista obecności

Zgodnie z Kodeksem Pracy formę potwierdzania obecności regulują przepisy wewnątrzzakładowe. W przypadku, gdy w firmie nie ma regulaminu pracy, pracodawca musi poinformować pracownika w ciągu siedmiu dni od zawarcia umowy o formie potwierdzania obecności. Sposób prowadzenia listy może naruszać przepisy dotyczące ochrony danych osobowych. Pracodawca może stosować różne formy potwierdzania obecności. Może to być odbijanie kart w czytnikach, system elektroniczny, podpisywanie się na papierowej liście obecności. Przepisy Kodeksu Pracy nie określają metody, dlatego decyduje o niej pracodawca. Lista stanowi część dokumentacji, będącej podstawą ewidencji czasu pracy. Zgodnie z prawem, niektóre jej elementy nie mogą być udostępniane osobom postronnym.

Lista papierowa a RODO

Tradycyjna, zbiorcza papierowa lista obecności w pracy zawiera wyłącznie dane zakładu pracy, datę i miejsce na podpis pracownika oraz osoby nadzorującej. Dostęp do tych danych jest uzasadniony, gdyż jest to bezpośrednio związane z pracą. Zdarza się, że pracodawca, chcąc ułatwić i przyśpieszyć pracę działu kadr, decyduje się na rozszerzenie listy o elementy właściwe dla ewidencji czasu pracy. Wtedy znajdują się na niej między innymi absencje pracownika oznaczane symbolami. W ten sposób informacje o chorobie pracownika trafiają do pozostałych osób znajdujących się na liście. Dostęp do poufnych danych powinien zostać ograniczony zgodnie z wymogami ustawy. Dużą rolę odgrywa także lokalizacja. Często lista obecności w pracy wykładana jest tuż przy wejściu do zakładu i dostęp do niej mają wszystkie osoby odwiedzające firmę. Powinna ona znajdować się w miejscu, w którym dostęp mają tylko osoby upoważnione, a lista jest wykładana na żądanie pracownika.

Lista obecności zgodna z RODO

Lista zgodna z RODO w formie papierowej jest mało funkcyjna. Dane o chorobie, czy inne nieobecności w pracy zaliczają się do kategorii danych wrażliwych. Przepisy RODO umożliwiają ich przetwarzanie za zgodą pracownika, wyrażoną w konkretnym celu. Lista obecności ma służyć do potwierdzenia obecności w pracy i tworzenia ewidencji pracy. Lecz dostęp do tych danych muszą mieć osoby upoważnione, a nie pozostali pracownicy. Rozwiązaniem jest forma elektroniczna. Dzięki aplikacji pracownik uzyskuje dostęp wyłącznie do własnych danych. Dokumenty importowane są do programów kadrowo-księgowych, zatem dostęp do nich mają wyłącznie osoby upoważnione. Wszystkie dane pracownika są chronione. W przypadku choroby osoby zatrudnionej, jej symbol nie zostaje ujawniony innym osobom. Lista elektroniczna ma też wiele innych zalet, o których mówi artykuł: „Elektroniczna lista obecności w pracy – poznaj jej zalety”.

Lista obecności w pełni zgodna z wymaganiami RODO to lista elektroniczna. Dzięki niej wszystkie dane wrażliwe są chronione, a dział kadr i płac ma znacznie mniej pracy, niż przy tradycyjnej formie listy.

(materiał partnera)