„Walczymy o przetrwanie, nie chcemy zaprzepaścić tego co wypracowaliśmy przez ostatnie kilkanaście miesięcy. Podjęliśmy wiele trudnych decyzji. Obniżyliśmy wszystkie możliwe koszty, w tym również koszty wynagrodzeń, solidarnie wszystkim osobom w zespole. Prosimy naszych partnerów aby nie odwoływali wydarzeń tylko przekładali je na nowe terminy.”
Rozmowa z Marcinem Herrą, prezesem spółki zarządzającej Areną Gliwice, managerem z wieloletnim doświadczeniem w zakresie zarządzania dużymi obiektami wielofunkcyjnymi, jednym z krajowych liderów branży przemysłu czasu wolnego.
– Czy czas pandemii oznacza, że duże obiekty – takie jak Arena Gliwice – zaprzestały działalności?
– Nie. Działamy bardzo intensywnie ponieważ zakładamy, że pandemia się skończy ale oczywiście jest nam bardzo ciężko. Tak jak cała branża, zostaliśmy jednego dnia pozbawieni przychodów z działalności. Arena Gliwice to ludzie. Grupa wspaniałych ludzi, którzy zdecydowali się podjąć tego ciekawego i trudnego zadania aby sprawić, że Arena stanie się jedną z wizytówek Gliwic oraz Śląska. Ten rok zapowiadał się wyjątkowo ale niestety wszystko, praktycznie z dnia na dzień, się zmieniło.
– W jaki sposób da się dzisiaj zorganizować działanie hal widowiskowo-sportowych, w których pozornie nic się nie dzieje?
– W pierwszej kolejności skoncentrowaliśmy się na zadbaniu o majątek czyli arenę i ludzi. Pracujemy ostatnie tygodnie w trybie mieszanym. Zdalnie i na miejscu. Musimy codziennie sprawdzać i doglądać wszelkich instalacji i systemów. W tak złożonym obiekcie nie można wyłączyć wtyczki z kontaktu. Konieczne jest utrzymywanie sprawności, codzienny monitoring i kontrola. To zadania dla oddelegowanych pracowników działów technicznego i bezpieczeństwa. Pozostała część zespołu pracuje zdalnie przy użyciu powszechnych rozwiązań technologicznych. Mamy przydzielone zadania, odbywają się regularne wideokonferencje zarówno w mniejszych grupach jak i z udziałem całego zespołu. Jesteśmy spółką prawa handlowego, dlatego też jeszcze przed stanem epidemii wprowadziliśmy dodatkowe procedury zapewniające ciągłość zarządzania. Tak, żeby działać bez zakłóceń nawet w sytuacji, gdyby np. ktoś z osób zarządzających trafił na kwarantannę. Od marca walczymy w nowych warunkach. Od 2018 przez ostatnie kilkanaście miesięcy działaliśmy w formule 24/7. Od poniedziałku do piątku sprzedaż, negocjowanie, przygotowanie do wydarzeń, zarządzanie codzienne a w weekendy organizacja koncertów, meczów spotkań rodzinnych czy społecznych. Dziś oprócz negocjacji i opracowywania nowych projektów możemy popracować nad tematami, na które brakowało czasu. (…)
Marcin Herra. /mat. pras. Arena Operator
– Dzień Areny Gliwice wygląda dzisiaj….?
– Najważniejszy jest ciągły kontakt z naszymi partnerami. (…) Sytuacja jest niezwykle dynamiczna – część imprez jest przenoszonych na jesień, ale rozmawiamy również o terminach na rok 2021. Zabezpieczenie techniczne obiektu i dozór infrastruktury plus ochrona to kolejna część prac. Uzupełniamy bazy ofertowe, przygotowujemy dokumenty i nowe rozwiązania dla klientów. Rozmawiamy z wszystkimi podmiotami, które mogą udzielić nam wsparcia w tym trudnym czasie przede wszystkim w zakresie ulg w kosztach stałych. Jednocześnie błyskawicznie reagujemy i adaptujemy się do nowej sytuacji. Przykładem jest projekt Arena Online, który uruchomiliśmy w formule codziennych transmisji ciekawych aktywności, które odbywały się u nas także przed pandemią. A teraz codziennie, prosto z wewnątrz Areny Gliwice, produkujemy cykl wydarzeń począwszy od zajęć sportowych, przedstawień dla dzieci, edukacji aż po transmisję koncertów. (…)
– Sytuacja na rynku eventowym – jak wygląda biorąc pod uwagę Wasze liczne rozmowy z organizatorami wydarzeń i firmami, które żyją z ich wsparcia (technicznego, multimedialnego, promocyjnego)?
– Panuje duża niepewność i nerwowość. Niestety brak wydarzeń dotyka bardzo wiele firm między innymi dostawców sprzętu czy ekip technicznych. To również bardzo ciężka sytuacja dla całej branży eventowej. Najwyższy sezon koncertów, festiwali, spotkań rodzinnych, pikników, konferencji, kongresów zaczyna się w marcu. Dziś wszyscy czekają na decyzje o „odmrażaniu” i warunkach działania. Ale niestety trudno będzie wszystkim przetrwać. My również walczymy o przetrwanie, nie chcemy zaprzepaścić tego co wypracowaliśmy przez ostatnie kilkanaście miesięcy. Podjęliśmy wiele trudnych decyzji. Obniżyliśmy wszystkie możliwe koszty, w tym również koszty wynagrodzeń, solidarnie wszystkim osobom w zespole. Renegocjujemy umowy, prosimy o przesunięcia terminów płatności starając się jednak zachowywać fair w tej trudnej sytuacji. Prosimy naszych partnerów aby nie odwoływali wydarzeń tylko przekładali je na nowe terminy. (…)
– Patrząc realnie, kiedy jest szansa na powrót do efektywnego działania biznesu w tej branży?
– Kluczowe nie jest to, czy kiedyś sytuacja się unormuje w kontekście medycznym – co do tego raczej trudno mieć wątpliwości. Bardzo ważne będzie wypracowanie nowych zasad, standardów i procedur, które będą gwarantować ludziom poczucie bezpieczeństwa. (…)Obserwujemy uważnie jakie rozwiązania wprowadzanie są już dziś w Azji po epidemii. To będzie złożony proces generujący dodatkowe koszty. Jeszcze wiele trudnych miesięcy przed nami. Ważniejsze jest to, w jakiej kondycji przetrwamy ten najtrudniejszy czas. Myślę przede wszystkich o ludziach i rynku pracy. Przykład Areny Gliwice – przy organizacji każdego dużego wydarzenia pracowało tu między 300 a 500 osób. Oprócz pracowników etatowych, w każdą z imprez zaangażowani byli pracownicy ochrony, gastronomii, służb porządkowych, zaplecza technicznego czy wsparcia promocji i marketingu. Arena w czasach pełnego działania to jeden z istotniejszych pracodawców w naszym mieście. Wiadomo, że przedsiębiorcy we wszystkich branżach zostali doświadczeni kryzysem. Jest im bardzo ciężko jednak się nie poddają. My też próbujemy się zorganizować, zaplanować kalendarze wydarzeń, może już na jesień tego roku, może na rok 2021. (…)
– A w przypadku Areny Gliwice co jest najważniejsze? Czy liczycie na wsparcie?
Pracujemy aby jak najwięcej zrobić. Radziliśmy sobie z mnóstwem sytuacji trudnych przez ostatnie kilkanaście miesięcy. Uważaliśmy, że 99% problemów musimy rozwiązać sami. Wiadomo jaka jest konkurencja i jak mocno inne miasta i ośrodki wspierają miejsca użyteczności publicznej. Dziś znaleźliśmy się w obiektywnie trudnej sytuacji. I warto to podkreślić, że bardzo doceniamy i szanujemy współpracę z Zarządem Miasta Gliwice. Udało nam się wspólnie zbudować markę miejsca, które wtopiło się w gliwicki, śląski i ogólnopolski krajobraz. Potrzebujemy oddechu na ten najgorszy czas ale też bierzemy na siebie odpowiedzialność i obciążenia.
– Czy pandemia spowoduje jakieś trwałe zmiany w organizacji dużych wydarzeń? Czego należy się spodziewać? Większych restrykcji?
– Na pewno nastąpi zwiększenie troski o bezpieczeństwo i to nie tylko w okresie bezpośrednio po pandemii, ale myślę, że dłuższy czas. Wiele osób twierdzi że „już nic nie będzie takie samo”. Wskazują, że ludzie nie będą chcieli podróżować, wyjeżdżać, chodzić do kina czy na koncert. Jednak zawsze kryzys jest też impulsem do zmian również w funkcjonowaniu sektora eventowego. Jeszcze bardziej niż przed epidemią rosnąć będzie rola wydarzeń online, szczególnie mocno zyskiwać będą wydarzenia hybrydowe tak w obszarze rozrywki jak i biznesu. Przyśpieszeniu ulegnie zastosowanie technologii VR. Nie zmieni się natomiast to że my, ludzie nadal będziemy chcieli przeżywać prawdziwe emocje i dzielić je z innymi podczas wydarzenia sportowego czy muzycznego. Miejmy nadzieję, że ten świat już niedługo powróci.
(emef /Arena Operator)
