Jak przechowywać firmowe akta? Wszystko zależy od rodzaju dokumentacji

Początkujących przedsiębiorców często przeraża konieczność skrupulatnego prowadzenia firmowej dokumentacji. Wyjaśniamy, jakie obowiązki narzuca polskie prawo oraz jak usprawnić sobie pracę w tym zakresie.

Według raportu Centralnego Ośrodka Informacji Gospodarczej, w minionym roku w naszym kraju co miesiąc pojawiało się na rynku ok. 30 tysięcy nowych podmiotów gospodarczych (najwięcej, bo 34 623, zarejestrowano w marcu, najmniej natomiast – w lutym). Odpowiednie prowadzenie dokumentacji na początku działalności może być nie lada wyzwaniem, zwłaszcza w firmach z sektora małych i średnich przedsiębiorstw.

Jak długo przechowywać dokumenty?

Konieczność gromadzenia poszczególnych dokumentów firmowych określona jest przepisami prawa. Okres, przez jaki powinniśmy je przechowywać, zależy od rodzaju dokumentacji – odrębne przepisy odnoszą się do akt księgowych, osobne do dokumentacji przygotowywanej dla Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, a jeszcze inne do archiwum związanego z kadrami.

Księgi podatkowe i inne pisma księgowe należy przechowywać do czasu upłynięcia przedawnienia poszczególnych zobowiązań. Najczęściej jest to 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym mijał termin opłaty podatku. Warto pamiętać, że do tej kategorii wliczają się nie tylko faktury i rejestry VAT, ale również ewidencje przebiegu pojazdów czy spisy inwentaryzacyjne.

Z okresem 5-letnim spotkamy się również w przypadku dokumentacji ZUS. Tutaj termin liczony jest jednak od dnia złożenia dokumentów (wyjątek stanowią deklaracje składane przed 2012 rokiem, które obejmuje 10-letni obowiązek składowania). Najdłużej, bo aż 50 lat, będziemy przetrzymywać dokumenty kadrowe. Do tej grupy należą nie tylko umowy o pracę, ale również listy płac czy karty ewidencji czasu pracy, a nawet dokumenty dotyczące przydziałów odzieży roboczej oraz wszystkie inne dowody, które mogłyby służyć do ustalania wysokości przyszłych emerytur i rent pracowników. Od nowego roku tak restrykcyjne przepisy prawdopodobnie ulegną zmianie i – wzorem innych krajów europejskich – pracodawcy będą musieli przetrzymywać te dokumenty jedynie przez okres 10-letni.

Sposoby przechowywania akt

Tak skonstruowane prawo powoduje, że nawet w przypadku prowadzenia niewielkiej firmy liczba produkowanych dokumentów jest ogromna. Aby móc nad nimi zapanować, należy stworzyć w firmie system przechowywania akt. Najprościej jest podzielić je na odrębne kategorie, a następnie uporządkować chronologicznie lub alfabetycznie.

Przy niewielkim zatrudnieniu dokumenty kadrowe lepiej porządkować alfabetycznie; układ chronologiczny dobrze sprawdzi się natomiast w przypadku faktur. Wszystkie akta muszą być odpowiednio indeksowane, by wyszukiwanie poszczególnych elementów archiwum było stosunkowo proste. Najlepiej oddelegować do tego konkretnych pracowników. Pamiętajmy, że na przykład dane kadrowe są informacjami poufnymi i nie powinny mieć do nich dostępu osoby trzecie.

Uporządkowaną i oznakowaną dokumentację trzeba przechowywać w odpowiedni sposób. Akta muszą być chronione nie tylko przed wzrokiem osób niepowołanych, ale również przed zniszczeniem w wyniku oddziaływania szkodliwych czynników atmosferycznych czy awarii (ogromny kłopot może stanowić na przykład zalanie ich wodą z pękniętej rury).

Jak więc zabezpieczyć archiwum? Do tego – prócz teczek lub segregatorów – przyda się metalowa szafa na akta. Wybierając konkretny model, warto zwrócić uwagę na szafy pancerne (ma je w ofercie m. in. firma AJ Produkty). W przypadku większego przedsiębiorstwa, można wydzielić specjalne pomieszczenie, w którym przechowywać będziemy dokumenty z lat minionych.

Odpowiednie uporządkowanie firmowych dokumentów pomoże zaoszczędzić przedsiębiorcom wiele nerwów (zwłaszcza w przypadku ewentualnej kontroli). Warto pamiętać, że raz uporządkowane archiwum to jeszcze nie wszystko — również bieżące dokumenty należy konsekwentnie indeksować.

(materiał partnera)